Ausgangslage
Die Ausgangslage
Wachsende Kunden- und Auftragszahlen machten eine Ablösung verteilter manueller Dispositions- und Kommunikationsprozesse erforderlich.
Endkunden sollten direkte Transparenz erhalten und Rechnungs- und Zahlungsinformationen sollten in den operativen Ablauf integriert werden.
Zielbild
Zielsetzung
Manager, Reinigungskräfte und Endkunden in einer zentralen Plattform verbinden.
Operative Planung, mobile Arbeit, Kundenkommunikation und Finanzprozess als durchgängige Prozesskette abbilden.
Umsetzung
Unsere Lösung
Verwaltungsoberfläche für die Planung, mobile Webanwendung für Reinigungskräfte und geschütztes Kundenportal.
Integration von Lexware Office für Rechnungsstellung und Prüfung eingehender Zahlungen.
Direkte Statusaktualisierungen und Push-Nachrichten unterstützen Terminänderungen, Erinnerungen und die Kommunikation bei Ausfällen.
Ein KI-Telefonassistent nimmt Kundenanrufe entgegen, erfasst Anliegen im Sprachdialog und übergibt sie strukturiert an die Anwendung.
Verantwortung
Leistungen von mosst
Vollständige technische Verantwortung von der Konzeption über die Entwicklung bis zu Hosting, Betrieb und Wartung.
- ✓Technische Konzeption, Systemarchitektur, UI/UX und Full-Stack-Entwicklung
- ✓Aufbau von Verwaltungsoberfläche, mobiler Anwendung für Reinigungskräfte und geschütztem Kundenportal
- ✓Anbindung eines KI-Telefonassistenten zur Erfassung und Weiterverarbeitung von Kundenanfragen
- ✓Integration von Lexware Office für Rechnungsstellung und Zahlungsprüfung
- ✓Hosting, Deployments, Monitoring, Backups, Wartung und Support
- ✓Laufende Betreuung und punktuelle Weiterentwicklung
Nutzer & Berechtigungen
Nutzergruppen und Aufgaben
Manager
Planung, Steuerung, Kommunikation, Kunden- und Auftragsübersicht sowie Zahlungsstatus
Reinigungskraft
Mobile Einsatzübersicht, Status, Informationen, Kommunikation und Erinnerungen
Endkunde
Reinigungen und Termine verwalten, kommunizieren sowie Rechnungen und Dokumente einsehen
Prozesse
Funktionsbereiche & Prozesse
Disposition
Planung, Zuweisung und Steuerung von Reinigungseinsätzen
Mobile Arbeit
Einsatzinformationen, Status, Kommunikation und Benachrichtigungen für Reinigungskräfte
Kundenportal
Terminverwaltung, Kommunikation, Rechnungen und Dokumente
KI-Telefonassistent
Automatisierte Anrufannahme, Erfassung von Kundenanliegen im Sprachdialog und direkte strukturierte Übergabe ins Backoffice-System
Finanzprozess
Rechnungsübergabe, Zahlungsprüfung und Rückführung des Zahlungsstatus
Dokumente
PDF-Generierung und strukturierte Dokumentenablage
Systemlandschaft
Angebundene Systeme
Lexware Office
Rechnungserstellung und Prüfung von Zahlungseingängen über die angebundene Bank
Twilio
Telefonie-Infrastruktur, VoIP-Routing und Anrufmanagement für den automatisierten Kundenservice
ElevenLabs
KI-gestützte, natürliche Sprachsynthese für realitätsnahe Sprachdialoge am Telefon
WebSockets
Echtzeit-Aktualisierung von Terminen und Statusinformationen
Web Push
Erinnerungen und Ausfallbenachrichtigungen
PDF & Dokumentenablage
Rechnungsbereitstellung und Dokumentenzugriff im Kundenportal
Technologie
Eingesetzte Technologien
AngularNestJSPostgreSQLPWAWebSocketsDockerLexware OfficeTwilioElevenLabs
Betrieb
Hosting, Betrieb & Betreuung
mosst verantwortet Hosting, Deployments, Monitoring, Backups, Wartung, Support und die punktuelle Weiterentwicklung.
HostingMonitoringBackupsWartungSupport
Ergebnis
Was sich im Alltag verbessert
- ✓Eine gemeinsame Plattform für Planung, Reinigungskräfte und Kunden
- ✓Aufträge, erbrachte Leistungen, Rechnungen und Zahlungsstatus sind miteinander verknüpft
- ✓Kunden können Termine und Dokumente selbst einsehen; das reduziert Rückfragen
- ✓Ein KI-Telefonassistent erfasst Kundenanliegen auch außerhalb der Bürozeiten
- ✓Reinigungskräfte bearbeiten ihre Einsätze über mobile Ansichten
- ✓Zahlungsinformationen sind direkt beim Kunden und der zugehörigen Leistung sichtbar